Tips para evitar tener apagar incendios innecesarios
En Amic Parlante hay varias situaciones que nos hacen sudar y algunas son completamente evitables, casi todas fruto de una mala gestión o del desorden de la información, quizá algo de desidia y, en ocasiones, por qué no decirlo, de un poco de mala fe. Todo esto es combustible para un buen incendio pero, en nuestra experiencia es mucho más complicado que salte la llama si nos aseguramos un buen set up de herramientas de comunicación.
Por lo general, un set up hace referencia a la instalación de las herramientas correctas y optimizadas para que un usuario (por ejemplo de un software) pueda arrancar una operación de forma correcta. En Amic, llamamos set up a la etapa en la que vamos ajustar todos los activos de comunicación (discurso, identidad visual, línea editorial, herramientas de ventas…) para que puedan cumplir con las necesidades y objetivos de marketing de la empresa con la que estamos trabajando.
Algunos de estos negocios están empezando de cero, por lo que el camino es completamente lineal, y sabemos bien los pasos a seguir y cómo llegar hasta donde queremos. El problema es cuando los negocios ya cuentan con muchos activos y herramientas de comunicación, pero sucede alguna de estas situaciones que suben la temperatura varios grados:
1. El problema más habitual que nos hemos encontrado es que una empresa no cuente con editables de su logo o de sus materiales gráficos. Esto puede ser porque se entregaron en una memoria que se perdió o dañó, esa liguita de wetransfer traicionera ya caducó o incluso porque la persona o agencia que se lo produjo, no le hizo una buena entrega de materiales, o no hubo una buena custodia de ellos. Recuerda la importancia de tus activos de marca (lo contamos un poco en el post anterior) y ¡guárdalos como oro en paño! En Amic guardamos los archivos de nuestros clientes durante 6 meses. A partir de ese momento, podemos custodiarlos con un pequeño costo mensual, ya que el espacio, ni en la nube ni en un soporte físico es gratis. Obviamente, no falta el cliente que llega años después pidiendo un respaldo completo de su proyecto porque se lo hackearon y nos da mucha pena no poder ayudar a apagar un fuego tan arrollador como este.
2. Otro clásico es el del misterio de las cuentas de redes perdidas: “Maria Fernanda creó la cuenta de Facebook y nos hizo administradores, pero no totales, y hace cinco años que no trabaja aquí”. “La cuenta de Instagram la creó mi sobrino Arturo, y solo podemos llamarle después de las 8:00 horas de la noche porque está haciendo tarea de la Universidad”. “LinkedIn, creo que tenemos tres cuentas, pero solo Paco puede entrar a una de ellas… “ ¿Te suena de algo?
3. Esta circunstancia se vuelve todavía más ardiente cuando empezamos a navegar por los activos de Meta. Cuando empezamos de cero, podemos crear todos los activos vinculados a un solo portafolio comercial, pero cuando no es así, hemos topado con pared varias veces, con cuentas que pertenecen a cuentas de Business Meta Suite que son un misterio y no sabemos de quién son. Por eso, si contamos con cuentas de Facebook e Instagram, es muy importante saber qué personas tienen acceso a los perfiles, pero sobre todo tener el control de a qué portafolio está vinculado cada uno de ellos. Es posible que esto de los portafolios, Meta o el Business Manager te suenen a chino, pero créenos si te decimos que al menos tenerlo en el radar, será como un soplo de aire fresco para ti. Eso sí, reconocemos que Mark Zuckerberg es un experto en subir la temperatura.
4. Y por supuesto, no podía faltar la clásica situación que nos hace sudar en estéreo: la empresa que no tiene los accesos a su propio dominio o hosting. Es como llegar a casa y darte cuenta de que has perdido las llaves, pero con la diferencia de que la casa es tu empresa y el reloj está marcando las doce de la noche en plena ola de calor. Las excusas varían: la persona que configuró todo desapareció, nunca entregó las credenciales, o nadie pensó en guardarlas. La solución, por supuesto, implica una maratón de llamadas y correos electrónicos a todas horas… Si es que la hay.
En definitiva, no tener un buen set up es como jugar con fuego en pleno verano. Las situaciones “calientes” pueden transformarse rápidamente en incendios que te costarán mucho apagar. Y peor aún, podrías perder cosas valiosas en el proceso. Así que, la próxima vez que te presenten una cotización que incluya un buen set up, no lo pienses dos veces. Respira tranquilo y acepta, porque evitarás sudar más de lo que ya te está haciendo sudar esta ola de calor y tomarte esa margarita a gusto junto a la alberca.